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Cómo matricular una sucursal de una sociedad nacional

Cómo matricular una sucursal de una sociedad nacional

¿Qué es una sucursal?

Es un establecimiento de comercio (llámese tienda, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.), abierto por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio principal para el desarrollo de sus actividades o parte de ellas, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente.

¿Dónde se debe registrar y matricular?

La solicitud de matrícula y de registro de documentos debe formularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desarrollar su actividad, dentro del mes siguiente a su apertura.

Si la sucursal esta localizada en Buga, El Cerrito, Calima (Darien), Ginebra, Guacarí, Restrepo, San Pedro y Yotoco, se podrá presentar el documento en cualquiera de las oficinas de la Cámara de Comercio de Buga.

¿Cómo efectuar el registro y la matrícula?

  • Antes de asignarle nombre a la sucursal, verificar control de homonimia que no exista registrado un nombre igual al que se va a utilizar.
  • Adquirir en cualquiera de nuestras oficinas el formulario Registro único empresarial y social RUES.
  • Diligenciar el formulario Registro único empresarial y social Rues para sucursales indicando de manera exacta los datos solicitados. Evite tachones y enmendaduras. (Se sugiere leer detenidamente las instrucciones del formulario antes de diligenciarlo).
  • Copia auténtica del acta donde conste la decisión de apertura de la sucursal proveniente de la junta de socios, asamblea de accionistas o junta directiva. La copia del acta puede venir autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal o autenticada ante notario público. (Se sugiere consultar la guía para la elaboración de las actas).
  • Cuando la decisión de apertura de la sucursal proviene del representante legal, según sus facultades, se debe remitir el respectivo escrito que debe ser reconocido ante juez o notario o presentado personalmente ante el secretario de la cámara, donde solicitará la apertura de la misma.
  • Si la sociedad abre la sucursal en un lugar que corresponda a una jurisdicción diferente a la cámara de comercio del domicilio principal,  adjuntar los siguientes documentos:
  • Copia auténtica de la escritura de constitución.
  • Copia auténtica de cada una de las escrituras de reforma.
  • Copia auténtica del documento donde consta la decisión que ordenó la apertura de la sucursal, emanada del órgano social competente.
  • Para inscribir el nombramiento del administrador de la sucursal, allegar copia del acta donde se realiza el nombramiento y la carta de aceptación.
  • Cuando las facultades del administrador de la sucursal no consten en los estatutos, se entenderá que los administradores de la sucursal están facultados, como los administradores de la principal, para obligar a la sociedad en desarrollo de todos los negocios sociales.
  • La copia de los documentos que se remitan debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
  • Cancelar los derechos de inscripción que le liquidará el cajero.
  • La inscripción de los documentos de apertura de la sucursal causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento del  Valle, en una tarifa equivalente a cuatro salarios mínimos diarios legales vigentes a la fecha de presentación de los documentos de apertura.

Importancia de la matrícula

  • La matrícula de las sucursales facilita la prueba de su propiedad con el certificado que expide la cámara de comercio.
  • Mientras esté vigente la matrícula, no se podrán registrar otras sucursales o establecimientos de comercio o sociedades con el mismo nombre del escogido para la sucursal.
  • Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Es una fuente de información comercial para quienes deseen conocer datos de su establecimiento (actividad, ubicación, valor, etc.).
  • Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de Buga.
  • Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.

¿Cuándo debe renovarse?

Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales.

Para renovar es necesario diligenciar el formulario Registro único empresarial y social RUES correspondiente, presentarlo en cualquiera de nuestras sedes y cancelar los derechos de ley. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

¿Cómo se cancela la matrícula?

Existen dos eventos para la cancelación y cierre de las sucursales:

  • Cuando por orden del órgano social competente se determina el cierre de la misma. Si la decisión de cerrar la sucursal proviene de una junta de socios, asamblea de accionistas o junta directiva, presente copia auténtica del documento donde conste la decisión. La copia del acta puede venir autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal, o ser autenticada ante notario público.
  • Cuando la decisión de cerrar la sucursal proviene del representante legal, según sus facultades, se debe remitir el respectivo escrito que debe ser reconocido ante juez o notario o presentado personalmente ante el secretario de la cámara, donde solicitará la cancelación de la misma.
  • Presente copia del acta o del documento de cancelación en cualquiera de nuestras oficinas donde se debe pagar el valor los derechos autorizados por la ley.
  • Para cancelar la matrícula debe encontrarse al día con la renovación.

Recomendaciones

  • Verificar que la apertura de la sucursal haya sido ordenada por el órgano social competente.
  • Cuando la sociedad o casa principal reforme sus estatutos, inscribir copia de la escritura en la cámara de comercio donde tenga abiertas sucursales.