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Cómo constituir y matricular una sociedad

Cómo constituir y matricular una sociedad

CONSTITUCIÓN

Las sociedades se constituyen por escritura pública o por documento privado. Deben ceñir sus estatutos a las normas propias de cada tipo de sociedad. Existen varias clases de sociedades comerciales: Limitadas, anónimas, comanditarias simples y por acciones, sociedades por acciones simplificadas, y las empresas unipersonales.

El documento objeto de inscripción deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:

• Nombre, documento de identidad y domicilio de cada uno de los socios constituyentes. En las EU y sociedades constituidas con base en la Ley 1014 de 2006 debe indicarse además la dirección de estos.
• Nombre o razón social.
• Tipo de sociedad.
• Domicilio de la sociedad.
• Término de duración (En las SAS y E.U. este puede ser indefinido).
• Objeto (En las SAS y E.U el objeto puede ser indeterminado mientras sea licito).
• Representación Legal.
• Nombramientos de administradores (representantes legales).
• Capital dependiendo del tipo societario deberá ajustarse a las normas pertinentes.

Todas las personas que intervienen como otorgantes del documento de constitución, deben suscribirlo. Si están representados por apoderado así lo deben indicar en el documento constitutivo y el apoderado firmará en su nombre. En constituciones por documento privado deberá allegarse el poder para actuar.

IDENTIFICACIÓN DE LOS ASOCIADOS

• Si son personas naturales deben identificarse con la cédula de ciudadanía.

• Si son menores de edad pero mayores de 7 años, con la tarjeta de identidad.

• Si son menores de 7 años se identifica con el NUIP y el tutor o representante del menor con su cédula de ciudadanía.

• Si es persona jurídica con su respectivo NIT

• Si es persona jurídica extranjera con su NIT asignado por la DIAN o en su defecto con el certificado de su país donde se acredita su existencia y representación.

• Si es persona natural extranjera con su cedula de extranjería o su pasaporte.

 

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA SOCIEDAD

Verificar antes de cualquier registro que en las Cámaras de Comercio del país no existe inscrito un nombre igual para evitar la homonimia. Para el efecto debe tener en cuenta los siguientes criterios:

1. Hay homonimia cuando los nombres son IDÉNTICOS.

2. Para el control de homonimia no debe tenerse en cuenta la actividad del comerciante o la que ejerce el establecimiento de comercio.

3. Las expresiones y abreviaturas que identifican el tipo de sociedad como Ltda., S.A., SAS, S en C., no forman parte del nombre.

4. La sola igualdad fonética o de pronunciación del nombre, NO es criterio suficiente para considerar que hay homonimia.

5. La adición de números al nombre sirven como diferenciador.

6. Dos nombres formados por la misma palabra pero en diferente orden no son idénticos.

7. Los diminutivos sirven de diferenciadores.

8. Los plurales son diferenciadores.

 

RECOMENDACIÓN

Los signos, comas, apóstrofes, puntos, espacios, tildes y demás caracteres son tomados por el sistema como un diferenciador, en consecuencia, la Cámara deberá hacer el análisis objetivo al nombre para determinar si existe o no homonimia.

No puede olvidarse que las palabras como banco, corporación financiera, corporación de ahorro y vivienda, y en general, cualquier palabra que haga presumir la actividad bancaria, solo puede ser utilizada por entidades del sector financiero, de lo contrario la cámara de comercio debe abstenerse del registro.

OBJETO SOCIAL

El objeto deberá enunciarse en forma clara y completa. Si el objeto es indeterminado no procederá la inscripción salvo que se trate de SAS o EU, donde se permita la indeterminación del mismo mientras sea lícito.

CAPITAL SOCIAL

En las sociedades de responsabilidad limitada y en las en comanditas simples, deberá pagarse íntegramente el capital al constituirse la compañía, así como al realizar cualquier aumento.
Si el capital no ha sido pagado en su totalidad o no se dividió en cuotas, de todas formas la Cámara debe proceder a la inscripción, pero deberá informarse al usuario para que de cumplimiento de dicho requisito, so pena de que se le imponga la sanción establecida en el artículo 355 del Código de Comercio.

Cuando el pago incluya aportes de inmuebles, debe hacerse una descripción clara del mismo con linderos y matrícula inmobiliaria y acreditarse el pago del impuesto de registro en la oficina de registro de instrumentos públicos. En estos eventos la constitución deberá ser por escritura pública
En las sociedades anónimas o en comandita por acciones deberá expresarse en el momento de la constitución, el capital autorizado, la parte de este que se suscribe (capital suscrito) que por lo menos será la mitad del autorizado y la parte que se paga (capital pagado) que deberá ser por lo menos la tercera parte del suscrito.

Debe exigirse que se indique en el acto de constitución el número, clase de acciones y el valor nominal de las mismas. (El valor nominal de la acción debe ser igual en TODOS los capitales en las sociedades constituidas con base en la ley 1014 de 2006 Dcto. 4463 de 2006 Art. 1, Art. 5 •6 de la ley 1258 de 2008.) El no hacerlo faculta a las cámaras para abstenerse de registrar. (Par. Art. 1 Dcto. 4463 de 2006, Art. 6 ley 1258)

En el acto de constitución deberá indicarse el capital social pagado por cada constituyente y en tratándose de sociedades por acciones el capital suscrito por cada uno, para efectos de hacer el reporte correspondiente a la información exógena que requiere la DIAN.

En las SAS la suscripción y pago del capital autorizado podrá hacerse en plazos y proporciones distintas pero en ningún caso excederá de dos (2) años.

En las SAS y cualquier otro tipo societario, si existe aporte de inmuebles se requiere constituir la sociedad por escritura pública.

En caso de incumplimiento de los anteriores requisitos, la Cámara se abstendrá de registrar el documento.

NÚMERO DE SOCIOS

Las sociedades limitadas necesitan mínimo dos socios y máximo veinticinco (25) socios para funcionar. En caso de exceder dicho límite la sociedad será nula pero procede la inscripción.

Las sociedades anónimas no podrán constituirse, ni funcionar con menos de cinco (5) socios.

Las Empresas Unipersonales se constituyen con una persona natural o jurídica.
Las SAS se constituyen por una o más personas naturales o jurídicas.

Las sociedades en comandita requieren como mínimo dos socios para funcionar uno con la calidad de Gestor y otro como Comanditario, en caso contrario no procede la inscripción.
Las sociedades en comandita por acciones requieren como mínimo cinco (5) accionistas para funcionar e indispensablemente el socio gestor, si este falta no procede el registro.

DURACIÓN DE LA SOCIEDAD

Debe señalarse claramente el término de duración de la sociedad, de lo contrario no procede la inscripción.

Si se trata de SAS este podrá ser indefinido e incluso no indicarse.

En el caso de las E.U. puede ser indefinido.

REPRESENTACIÓN LEGAL

Si no se precisan las facultades del representante legal no impide el registro, excepto en las SAS en las cuales si no se cumple como mínimo con lo señalado en el artículo 5 de la Ley 1258 la cámara de comercio debe abstenerse de realizar el registro (art. 6 Ley 1258 de 2010).

Pueden crearse dentro de la constitución los cargos de quienes han de reemplazar al Representante Legal, sin embargo, la omisión en el nombramiento de estos no impide el registro de la constitución.

Es importante que los nombramientos efectuados correspondan a los cargos creados en los estatutos, de lo contrario no procede la inscripción. Ejemplo: Se creó el cargo de suplente del gerente y nombran SUBGERENTE.

Con relación a las sociedades en comandita, estas poseen un régimen especial de administración y representación legal, el cual recae siempre en los socios gestores o colectivos quienes la pueden ejercer directamente o por sus delegados.

Los socios comanditarios NO pueden ejercer funciones de representación sino como delegados de los gestores o para negocios determinados.

Si hay nombramientos dentro del documento de constitución es importante recordar que se requiere la carta de aceptación al cargo, suscrita por el designado, con indicación de su documento de identidad, salvo que haya estado presente durante el acto de constitución, de lo contario no procede la inscripción de la constitución.

JUNTAS DIRECTIVAS

Cuando en el documento de constitución haya designación de juntas directivas, se inscribirá el nombramiento de la misma como cuerpo colegiado pero se requiere la aceptación del cargo de cada uno de los designados en la misma salvo que hayan suscrito el acto de constitución, caso en el cual se entiende su aceptación. Si faltare la aceptación de alguno de ellos se efectuará la inscripción del cuerpo colegiado certificando únicamente a aquellos que aceptaron su designación. Si no hay ninguna aceptación, se realizará la inscripción parcial de la junta directiva y se realiza la inscripción del documento de constitución.

Se considerará que existe aceptación del nombramiento si esta consta dentro del documento de constitución con indicación de las identificaciones de cada uno de los designados o si la aceptación consta dentro del acta objeto de inscripción.
Las SAS no están obligadas a tener Junta directiva y de crearla no tienen que cumplir con el mínimo de integrantes prescrito en el Art. 434 del C. de Cio.
En las sociedades anónimas constituidas según el Código de Comercio o las de la Ley 1014 de 2006, la omisión en la creación del cargo de Junta Directiva o la omisión expresa de que la tendrán, no impide el registro de la constitución.

En las sociedades que tengan creado el cargo de Junta Directiva, los nombramientos deben coincidir con los cargos creados en los estatutos, sin embargo, si se efectúa en forma diferente, esto no impide el registro de la constitución, debe elaborarse carta de inscripción parcial informando los motivos por los cuales no se registró el nombramiento de Junta Directiva.

REVISOR FISCAL

En el caso de su nombramiento se siguen las mismas reglas que para cualquier nombramiento, es decir, aceptación expresa dentro del documento de constitución, con indicación de su documento de identidad y su tarjeta profesional. En caso contrario carta de aceptación suscrita por el mismo. De lo contrario no procede la inscripción del nombramiento. Sin embargo, si no se allega carta de aceptación, esto no impide el registro de la constitución, debe elaborarse carta de inscripción parcial informando los motivos por los cuales no se registró el nombramiento de revisor fiscal.

En las SAS el cargo de revisor fiscal no tiene que estar creado, salvo que se cumplan los supuestos de ley para ello.

En las sociedades anónimas el cargo de revisor fiscal es obligatorio, sin embargo, si en los estatutos no se crea el cargo o no se efectúa la designación, esto no impide el registro de la constitución. Ahora, si el cargo no está creado en los estatutos, pero se efectúa el nombramiento se procede a la inscripción, porque es la ley la que indica que en esas sociedades debe existir revisor fiscal. De igual forma, si dentro de los estatutos sociales está creado el cargo de revisor fiscal y no se realiza el nombramiento, esto no impide el registro de la constitución.

¿Cómo efectuar el registro de la escritura o documento privado y la matrícula de la sociedad?
1. Diligenciar el formulario de Registro Único Empresarial y Social RUES, formulario adicional de registro con otras entidades Cae (para matriculas en la ciudad de Buga) y el formulario de preinscripción del Registro Único Tributario Rut.
2. Fotocopia de la cedula del Representante legal, recibo de servicio público original y copia del año en curso de la dirección donde se va a ejercer el comercio.

Adicionalmente para efectuar la matrícula, deberá:
• Presentar el original o la copia autenticada pertinente de la escritura pública otorgada en la notaría correspondiente o el documento privado, junto con el formulario Registro único empresarial y social RUES diligenciado con la información solicitada de manera exacta y real. Evite tachones y enmendaduras. (Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del formulario antes de diligenciarlo).
• Cancelar el valor de los derechos de inscripción por la escritura pública y por la matrícula mercantil de la sociedad, los cuales liquidará el cajero, con base en el capital de la sociedad.
• Diligenciar el formulario adicional de registro para fines tributarios, con el propósito de tramitar el Número de Identificación Tributaria NIT que asigna la DIAN
• La inscripción de la escritura de constitución causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor del departamento de del Valle del Cauca, en una tarifa del 0,7% sobre el valor del capital.

COSTO DE LA INSCRIPCIÓN
• Se cobra un derecho de inscripción por el documento de constitución.

• Se cobra derechos de matrícula por establecimiento de comercio si lo tiene, se liquida derechos de matrícula por el comerciante persona jurídica, en los eventos que no cumpla con los presupuestos de pequeña empresa de la Ley 1429 de 2010 o no se haya acogido a sus beneficios.

• Se cobra impuesto de registro con cuantía, sobre el capital social y en el caso de las sociedades por acciones sobre el capital suscrito.